對(duì)制造型企業(yè)來(lái)說(shuō)我們可以清晰看出制造型企業(yè)的共性、組織龐大，人員復(fù)雜。要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，面臨著比其它企業(yè)更多的困難，更要專項(xiàng)專治，著力突破。

合同檔案管理存在的問(wèn)題

1、合同檔案收集的時(shí)效性差

基于文件、資料分散存放于公司各個(gè)單元或各個(gè)部門的特性，檔案管理員在收集檔案資料時(shí)往往需要經(jīng)過(guò)繁瑣的溝通與協(xié)調(diào)，容易造成檔案無(wú)法快速進(jìn)行組織、分類、歸檔、查詢的弊端，失去檔案管理當(dāng)中非常重要的時(shí)效性。

2、合同檔案的完整性缺失

制造型企業(yè)集研發(fā)、生產(chǎn)、銷售等多個(gè)環(huán)節(jié)。為便于協(xié)作，在工作開(kāi)展之初，往往會(huì)將企業(yè)切分成比較小的協(xié)作單元，每一協(xié)作單元基本都會(huì)產(chǎn)生與其工作相關(guān)的文件、資料。這部分資料在收集、整理的過(guò)程當(dāng)中，容易丟失，從而造成制造型企業(yè)檔案完整性缺失。

3、合同檔案安全有隱患

制造型企業(yè)人員眾多，自然人員流動(dòng)性也大。隨著員工的離職或調(diào)崗，保存在其電腦上的資料，若沒(méi)有妥善處理，也會(huì)相應(yīng)地消失或外泄。

4、合同檔案利用率低

在制造型企業(yè)檔案管理工作中，往往因?yàn)楣井a(chǎn)品種類多且文件、資料類型各異，檔案管理工作者工作量非常大，無(wú)暇顧及檔案的分類存儲(chǔ)與集中管理，直接降低檔案的搜索和利用效果，不能第一時(shí)間為需要檔案的人員提供服務(wù)。

此外，基于其人員復(fù)雜的特性，如果整個(gè)文件、資料、檔案管理系統(tǒng)沒(méi)有安全保障機(jī)制，也容易出現(xiàn)公司機(jī)密被竊取的現(xiàn)象。
檔案完整性缺失、檔案收集時(shí)效性差、檔案利用率低下、檔案安全有隱患，這4個(gè)，長(zhǎng)久以來(lái)，一直困擾著制造型企業(yè)檔案管理員。

國(guó)內(nèi)開(kāi)始出現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)，到現(xiàn)在的檔案數(shù)字化管理，檔案人經(jīng)過(guò)漫長(zhǎng)鉆研與場(chǎng)景實(shí)踐，已經(jīng)能夠初步解決以上4個(gè)問(wèn)題。

就共好而言，針對(duì)檔案完整性問(wèn)題，就有了多人管檔、細(xì)粒化權(quán)限管檔、檔案相關(guān)性掛等功能。

我們提出的建議

1、建立完善的合同檔案管理制度

企業(yè)合同檔案管理是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理等各項(xiàng)活動(dòng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要保障，也是當(dāng)事人重要的法律憑證。企業(yè)根據(jù)檔案相關(guān)規(guī)定，需制定一套與本企業(yè)相符合的合同檔案管理辦法和實(shí)施細(xì)則，構(gòu)建和完善企業(yè)檔案管理體系，提高合同檔案管理的規(guī)范性。合同檔案管理規(guī)定需明確合同文本格式、所包含附件清單、合同編號(hào)原則和合同檔案歸檔范圍、合同檔案歸檔要求等，以保證企業(yè)合同檔案收集完整性、規(guī)范性和準(zhǔn)確性。

按照國(guó)家對(duì)檔案工作實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理”的基本原則，把合同檔案納入到綜合檔案管理的軌道，實(shí)行集中統(tǒng)一管理。合同檔案不僅是合同管理活動(dòng)的原始記錄和憑證，更是企業(yè)的寶貴財(cái)富，是體現(xiàn)企業(yè)技術(shù)水平、經(jīng)濟(jì)實(shí)力、資質(zhì)、信譽(yù)的有力證明和充分反映。通過(guò)建章立制，使合同檔案管理有章可循，有據(jù)可依，明確合同檔案收集范圍、歸檔要求、提供利用等要求，使之成為企業(yè)文檔管理體系中重要組成部分，不斷完善規(guī)范。

2、規(guī)范企業(yè)合同檔案科學(xué)管理

在需要得到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)大力支持時(shí)，檔案部門也要因地制宜采取有效措施，確保合同檔案的齊全完整規(guī)范，并能有效利用，使管理層認(rèn)識(shí)到企業(yè)合同檔案的重要性。在實(shí)際工作中，若在發(fā)生事務(wù)糾紛或問(wèn)題時(shí)，通過(guò)利用合同檔案時(shí)，使其合同檔案的特性能充分發(fā)揮出來(lái)，能為企業(yè)在維護(hù)自身權(quán)益時(shí)起到關(guān)鍵性的重要作用，也就能讓領(lǐng)導(dǎo)管理層體會(huì)到合同檔案管理好壞所帶來(lái)的意義和結(jié)果會(huì)大不相同。為此，需要企業(yè)檔案管理部門對(duì)合同檔案的整理、保管和利用等規(guī)范化，有明確的管理要求和保障措施，以便需要時(shí)，能準(zhǔn)確、快速查找和安全利用。

現(xiàn)企業(yè)里的合同檔案是作為企業(yè)檔案中的一個(gè)專門的獨(dú)立類別來(lái)管理，對(duì)已要求歸檔的合同文本要加強(qiáng)質(zhì)量把控，明確文本格式和歸檔符合規(guī)范要求外，還需要加強(qiáng)管控合同前期談判文件，審批文件等一系列與合同有關(guān)的附屬內(nèi)容，以確保合同檔案的成套性、內(nèi)容完整性和準(zhǔn)確性。

3、處理好合同檔案利用與保密的關(guān)系

《合同法》規(guī)定、當(dāng)事人在訂立合同中知悉的商業(yè)秘密，無(wú)論合同是否成立，不得泄露或使用。泄露或不正當(dāng)?shù)厥褂迷撋虡I(yè)秘密給對(duì)方造成損失，應(yīng)當(dāng)承擔(dān)損害賠償責(zé)任。許多合同檔案不可避免地會(huì)涉及當(dāng)事人的一些重要機(jī)密，如商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、資金秘密，對(duì)合同檔案中這些信息，要根據(jù)法律法規(guī)或交易規(guī)則，自覺(jué)遵守保密原則，嚴(yán)格履行合同檔案利用的審批權(quán)限和正確界定合同檔案的利用范圍，在此基礎(chǔ)上大力開(kāi)發(fā)合同檔案資源，服務(wù)于企業(yè)的各項(xiàng)工作

4、 加快信息化建設(shè)，提升合同檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和信息化水平

“信息的價(jià)值正在于傳播，而不在于儲(chǔ)藏。”在信息化快速發(fā)展的今天，通過(guò)檔案信息化建設(shè)，把分散的信息以信息化的形式存儲(chǔ)起來(lái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息處理計(jì)算機(jī)化、信息存儲(chǔ)數(shù)字化、信息采集實(shí)時(shí)化、檔案利用網(wǎng)絡(luò)化、使信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和利用一體化。以這種標(biāo)準(zhǔn)化的方式進(jìn)行管理，利用網(wǎng)絡(luò)連接手段提高資源利用率，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。同樣，在企業(yè)合同管理工作中，采用先進(jìn)的信息化技術(shù)，對(duì)合同的起草、審查、審批、簽署和蓋章、履行、變更和解除、糾紛處理、編號(hào)及檔案管理工作都實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的在線處理和管理，完成實(shí)現(xiàn)合同管理一體化的目標(biāo)，保證合同檔案信息的齊全、準(zhǔn)確，也有利于合理開(kāi)發(fā)和利用合同檔案。

企業(yè)在辦公平臺(tái)上納入了合同管理系統(tǒng)，從合同準(zhǔn)備、訂立、執(zhí)行和合同關(guān)閉等都實(shí)現(xiàn)了文件追蹤查詢，但其基礎(chǔ)信息錄入還待加強(qiáng)，合同變更或取消后，引起的一系列變化，都要進(jìn)行更改；另外，對(duì)紙質(zhì)文件也要按照合同管理要求同步管理。

企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)離不開(kāi)合同，合同的簽訂離不開(kāi)評(píng)審，拋開(kāi)評(píng)審談合同管理將顯得底氣不足。在企業(yè)內(nèi)部，一條評(píng)審流程的存在是不同部門、業(yè)務(wù)單元協(xié)作共同完成一件事情的過(guò)程體現(xiàn)。
從評(píng)審流程的發(fā)起者開(kāi)始，隨著流程的流轉(zhuǎn)，進(jìn)步哦不通的階段涉及不同的人員，共同把關(guān)業(yè)務(wù)的質(zhì)量，流程是業(yè)務(wù)訴求和管理需要的共同提現(xiàn)。合同評(píng)審流程是企業(yè)內(nèi)部流程的一部分，又不同干其他的評(píng)審流程。

二、合同評(píng)審內(nèi)容

合同評(píng)審流程中評(píng)審的核心內(nèi)容肯定是合同。評(píng)審人進(jìn)行評(píng)審，主要會(huì)涉及到的信息如下：

1.合同描述

對(duì)合同進(jìn)行簡(jiǎn)單的描述，即該合同因何而簽訂，大概約定了什么東西。

2.簽約方

合同是和誰(shuí)簽訂，每個(gè)簽約方的角色：甲方、乙方；甚至可能有丙方

3.采購(gòu)信息

合同金額以及收付款明細(xì)信息。收付款合同有財(cái)務(wù)信息，其他的則不用填寫。

4.其他信息

比如，付款方式、合同的分?jǐn)?shù)、簽訂日期、蓋章日期等等。

很多企業(yè)是：將合同數(shù)據(jù)手動(dòng)錄入到評(píng)審系統(tǒng)中，直接走線上合同流程評(píng)，之后線下附件打印，保存存檔

三、合同評(píng)審機(jī)制

合同評(píng)審的機(jī)制由業(yè)務(wù)管理要求決定，主要有：不同的合同類型由不同人員評(píng)審；合同金額的分級(jí)評(píng)審。在合同管理中，基于業(yè)務(wù)，從不同的視角，合同可以分成不同的類型。

四、合同評(píng)審步驟

一個(gè)合同從草稿擬定到定稿定義其為過(guò)程，在這個(gè)過(guò)程中，不同的人員會(huì)有不同的意見(jiàn)，根據(jù)這些意見(jiàn)進(jìn)行草稿調(diào)整，最終形成合同的定稿。合同的定稿定義其為結(jié)果，評(píng)審過(guò)程和評(píng)審結(jié)果的評(píng)審步驟會(huì)稍有差異。

1.評(píng)審過(guò)程的合同評(píng)審步驟

合同從擬定到定稿，是需要不同的業(yè)務(wù)部門一同會(huì)簽，所以該步驟的第一段為：草稿會(huì)簽階段，可能需要反復(fù)修，。當(dāng)合同定稿以后，走正常的合同評(píng)審流程：第二階段為：合同評(píng)審階段，在這個(gè)階段中，修改也會(huì)有，但是會(huì)比較少。

這里需要注意：在合同草稿會(huì)簽階段，合同退回可以直接到申請(qǐng)人，在合同評(píng)審階段，則不能直接退到申請(qǐng)人節(jié)點(diǎn)，要退回到確認(rèn)節(jié)點(diǎn)，不然又要重新走會(huì)簽，

2.評(píng)審結(jié)果的合同評(píng)審步驟

合同評(píng)審結(jié)果即就是評(píng)審已經(jīng)定稿的合同內(nèi)容，從起草到定稿的過(guò)程則放在線下或者有另外的流程。

當(dāng)合同定稿以后，申請(qǐng)人發(fā)起合同評(píng)審申請(qǐng)，先由業(yè)務(wù)部門內(nèi)部審核，審核完成以后分別經(jīng)過(guò)財(cái)務(wù)、法務(wù)，然后經(jīng)過(guò)管理層審核，最終歸檔，基礎(chǔ)流程如下：
合同評(píng)審過(guò)程基本都要經(jīng)過(guò)業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)、法務(wù)、管理層、行政的評(píng)審節(jié)點(diǎn)，根據(jù)內(nèi)部管理要求評(píng)審順序調(diào)整即可。

質(zhì)保金這個(gè)詞一般出現(xiàn)在建筑行業(yè)，有時(shí)候在裝修工程的時(shí)候也會(huì)聽(tīng)到，那么什么時(shí)候可以退還質(zhì)保金，工程質(zhì)保金的退還期限是多久?

《建設(shè)程質(zhì)量保證金管理暫行辦法》第十條，缺陷責(zé)仟期內(nèi)，承包人認(rèn)真履行合同約定的責(zé)任，到期后，承包人向發(fā)包人申請(qǐng)飯還保證金。程質(zhì)保金預(yù)備比例不高干結(jié)算總額的5%，也是出自《清理保證金通知》中的要求。《老辦法》并未強(qiáng)制件要求了程質(zhì)保金的預(yù)留比例，是規(guī)定使用政府投資的建設(shè)項(xiàng)目按工程價(jià)款結(jié)算總額5%左右的比例預(yù)留保證金，社會(huì)投資項(xiàng)目可參照?qǐng)?zhí)行。實(shí)踐中雖然大部分工程項(xiàng)目的質(zhì)保金的預(yù)留比例未超過(guò)5%，但對(duì)于一些新型或風(fēng)險(xiǎn)較大的項(xiàng)目，發(fā)包人還是會(huì)預(yù)留較大比例的工程質(zhì)保金，作為其項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)控制措施。在當(dāng)前競(jìng)爭(zhēng)激烈的建筑施工行業(yè)，很多工程承包項(xiàng)目中承包人的凈利潤(rùn)都達(dá)不到5%，預(yù)留過(guò)高的工程質(zhì)保金無(wú)疑會(huì)讓承包人承受過(guò)大的資金壓力，并目，下程質(zhì)保金本質(zhì)上并不是保修費(fèi)用，只早一種相保措施，為此，《辦法》在限制工程質(zhì)保預(yù)留比例的同時(shí)，推行銀行保的制度，規(guī)定承包人可以銀行保函替代預(yù)留保證金，并規(guī)定保函金額不得高于工程價(jià)款結(jié)算總額的5%。此舉將大大減少施工企業(yè)的資金占用和現(xiàn)金流壓力，顯著減輕施工企業(yè)負(fù)擔(dān)。

工程質(zhì)保金的返還可以在工程合同中約定，達(dá)到期限后一次性返還，也可以約定到一定期為時(shí)段，分期返還質(zhì)量保證金一般是約定在工程款結(jié)算時(shí)扣留相應(yīng)的比例與數(shù)額。缺陷責(zé)任期內(nèi)，承包人認(rèn)真履行合同約定的責(zé)任，到期后，承包人向發(fā)包人申請(qǐng)返還保證金。發(fā)包人在接到承包人返還保證金申請(qǐng)后，應(yīng)于14日內(nèi)會(huì)同承包人按照合同約定的內(nèi)容進(jìn)行核實(shí)。如無(wú)異議，發(fā)包人應(yīng)當(dāng)在核實(shí)后14日內(nèi)將保證金飯還給承包人，逾期支付的，從逾期之日起，按照同期銀行貸款利率計(jì)付利息，并承擔(dān)違約責(zé)任。發(fā)包人在接到承包人返還保證金申請(qǐng)后14日內(nèi)不予答復(fù)，經(jīng)催告后14日內(nèi)仍不予答復(fù)，視同認(rèn)可承包人的返還保證金申請(qǐng)。

雖然頒發(fā)了嚴(yán)格的工程質(zhì)量要求，但是相關(guān)單位還早要要采取一定的措施控制工程質(zhì)量的好壞，所以發(fā)包方在答訂工程承包協(xié)議的時(shí)候都會(huì)對(duì)承包方要求一定的工程質(zhì)保金，那么質(zhì)保金是什么意思，工程質(zhì)保金的比例是怎樣規(guī)定的?

項(xiàng)目工程質(zhì)保金的那點(diǎn)事

工程質(zhì)保金，早施工單位根據(jù)建設(shè)單位的要求，在建設(shè)工程承包合同答訂之前，預(yù)先交付給建設(shè)單位，用以保證施工質(zhì)量的資金工程質(zhì)量保修金一般不超過(guò)施工合同價(jià)款的3%。合同條款中對(duì)涉及質(zhì)保金的下列事項(xiàng)最好事先進(jìn)行約定，質(zhì)保金預(yù)留比例，返還期限及方式:質(zhì)保金是否計(jì)付利息，如計(jì)付利息，利息的計(jì)算方式:具體的保修范圍，缺陷責(zé)任期的期限及計(jì)算

《建設(shè)工程質(zhì)量保證金管理暫行辦法》第二條:本辦法所稱建設(shè)工程質(zhì)量保證金指發(fā)包人與承包人在建設(shè)工程承包合同中約定:
從應(yīng)付的工程款中預(yù)留，用以保證承包人在缺陷責(zé)任期內(nèi)對(duì)建設(shè)工程出現(xiàn)的缺陷進(jìn)行維修的資金。

共好工程師淺談：

兩種情況，不得預(yù)留工程質(zhì)量保證金

1）在工程項(xiàng)目竣工前，已經(jīng)繳納履約保證金的，發(fā)包人不得同時(shí)預(yù)留工程質(zhì)量保證金。

2）采用工程質(zhì)量保證相保，工程質(zhì)量保險(xiǎn)等其他保證方式的，發(fā)句人不得再預(yù)留保證金

工程保修期:早指自工程竣丁驗(yàn)收合格之日起，在正常使用各件下承包人對(duì)工程承相保修義務(wù)的最任期限，保修義務(wù)系承包人的法定義務(wù)最低保修期限不能因約定而縮短或排除。如果建設(shè)工程施工合同中約定的工程保修期限低干法定的最低期限，該約定無(wú)效。根據(jù)《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》規(guī)定，屋面防水工程，有防水要求的衛(wèi)生間，房間和外墻面的防滲漏，最低保修期限為5年。

合同糾紛需要怎樣處理？

合同糾紛的解決方式有哪些？

合同簽訂后，按昭合同管理制度，嚴(yán)格的按昭合同約定的條款執(zhí)行展約責(zé)任，同時(shí)重要對(duì)合同進(jìn)行跟進(jìn)，記錄相應(yīng)的條款執(zhí)行情況，今天前跟共好合同小編一起來(lái)了解一下什么是合同文檔管理?如何進(jìn)行合同文檔管理?

什么是合同文檔管理?

合同檔案管理是企業(yè)管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，搞好合同管理，對(duì)于公司經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的開(kāi)展和經(jīng)濟(jì)利益的取得，都有積極的意義。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部，法人委托人以及其他有關(guān)人員，都必須嚴(yán)格遵守、切實(shí)執(zhí)行本制度，各有關(guān)部門必須互相配合，共同努力，搞好公司以“重合同、守信譽(yù)”為核心的合同管理工作。

如何進(jìn)行合同文檔管理?

1、合同文檔管理可以以年代結(jié)合項(xiàng)目性質(zhì)進(jìn)行分類編號(hào)；

2、合同管理組要加強(qiáng)對(duì)合同檔案的統(tǒng)計(jì)工作，要以原始記錄為依據(jù)，編制合同統(tǒng)計(jì)清單；

3、保存的合同文檔每半年潔理核對(duì)一次，如有遺失，捐毀，要查明原因，及時(shí)外理，并追究相關(guān)人員責(zé)任；

4、合同文檔的保存條件:防火，防潮；

5、合同文檔的借閱分享管理；

各分公司，各部門員工可在合同檔管理組查閱合同文檔，確因工作需要須借出查閱，須經(jīng)分公司，部門主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可在合同管理細(xì)辦理相關(guān)借閱手續(xù)，以影機(jī)件借出，會(huì)同原件無(wú)特殊情況不得外借。

6、合同管理組應(yīng)根據(jù)際要編制合同檔檢工且，以便有效地開(kāi)展合同文檔的查詢利用工作；

7、必須專人負(fù)責(zé)管理企業(yè)的合同文檔；

對(duì)于合同的管理，很多公司都是用Excel表格來(lái)管理，合同數(shù)量少的情況下可以，如果合同量多，這樣就很容易出錯(cuò)了。合同是企業(yè)的有效憑證，如果管理不到位，后果不堪設(shè)想。

總結(jié)：

共好合同小編想說(shuō)，所以建議用合同管理軟件來(lái)管理，目前國(guó)內(nèi)做得比較專業(yè)的共好合同管理系統(tǒng)，你可以試一下。其產(chǎn)品有如下模塊

合同管理包括了從合同洽談、草擬、簽署、歸檔、修改、補(bǔ)充等過(guò)程，是地企業(yè)在進(jìn)行商業(yè)交易中的必要一環(huán)，企業(yè)雙方通過(guò)簽訂合同的形式，約束各自的責(zé)任和義務(wù)，使之具備法律效力。一旦產(chǎn)生糾紛，合同就是最直接，最有效的證據(jù)。因此，合同管理對(duì)于企業(yè)而喜非常重要若其中一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)疏漏，都有可能造成合同作廢。

企業(yè)傳統(tǒng)的合同管理風(fēng)險(xiǎn)有哪些? 我們又該如何規(guī)避呢？

• 企業(yè)合同管理風(fēng)險(xiǎn)之一：合同文本不規(guī)范
  不少企業(yè)發(fā)生合同糾紛的源于是合同文本不規(guī)范，由于對(duì)合同管理不夠重視，在簽訂合同的過(guò)程中，使用未經(jīng)審查的合同模板，同時(shí)雙方對(duì)于合同的內(nèi)容條款，審核不細(xì)致，諸如關(guān)鍵條款缺失，表述不明、內(nèi)容有歧義等問(wèn)題頻出。因此，一旦后續(xù)發(fā)現(xiàn)合同文本不規(guī)范，導(dǎo)致的責(zé)任難界定，會(huì)帶來(lái)非常大的隱串。
• 企業(yè)合同管理風(fēng)險(xiǎn)之二：不簽訂正式合同
  一此企業(yè)因?yàn)楫惖卮鹨槐阋约昂贤瑢徟唛L(zhǎng)的原因，不大重視合同的答里，在不建立幫約關(guān)系的情況下講行交易合作，同時(shí)另有一此濟(jì)寧
  等地企業(yè)因?yàn)殚L(zhǎng)久合作的關(guān)系，就給予對(duì)方足夠的信任，通過(guò)電話，交平臺(tái)等就進(jìn)行交易。以上情況，一日一方無(wú)法履行約定，由干未簽訂合同，容易造成逃避責(zé)任的行為
• 企業(yè)合同管理風(fēng)險(xiǎn)之三：合同被篡改、合同信息泄露等情況
  紙質(zhì)合同簽署形式一直以來(lái)都存在著被算改，假章，代簽冒答等問(wèn)題，同時(shí)由干紙質(zhì)合同歸檔，管理采用人工維護(hù)，也容易出現(xiàn)損壞，關(guān)失等隱患。因此，一旦企業(yè)相關(guān)人員在合同管理過(guò)程中監(jiān)管不善，容易引發(fā)合同終止。
  那么如何規(guī)避以上風(fēng)險(xiǎn)呢?

隨著聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，信息化發(fā)展，合同平臺(tái)越來(lái)越善及，取代紙質(zhì)合同成為心然趨墊，合同平臺(tái)簡(jiǎn)單易用，安全可靠，有效解決了紙質(zhì)合同管理過(guò)程中的問(wèn)題，幫助濟(jì)中等地企業(yè)實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公，助力數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級(jí)。

推薦：

共好合同平臺(tái)不受時(shí)間地域的限制，對(duì)于經(jīng)常異地簽署的企業(yè)來(lái)說(shuō)無(wú)疑是一大便利。企業(yè)可以登錄合同答約平臺(tái)Gungho進(jìn)行合同輸入、合同評(píng)審、合同歸檔等操作

合同合規(guī)舉例：

合同條款第十二條、合規(guī)

12.1供應(yīng)商應(yīng)擁有、持有、或享有實(shí)施采購(gòu)協(xié)議項(xiàng)下交易所需全部的資格或授權(quán)，包括但不限于許可、特許經(jīng)營(yíng)、特權(quán)、豁免、批準(zhǔn)和以及來(lái)自中國(guó)政府的其他授權(quán)或許可。供應(yīng)商未獲得或維持該資格或授權(quán)將被視為實(shí)質(zhì)性違反采購(gòu)協(xié)議。

12.2供應(yīng)商在此聲明和保證，其已熟知（國(guó)內(nèi)某大型國(guó)企）合規(guī)政策對(duì)商業(yè)伙伴及第三方的相關(guān)要求，其根據(jù)采購(gòu)協(xié)議作出的所有行為和交易應(yīng)完全符合適用法律及（國(guó)內(nèi)某大型國(guó)企）合規(guī)政策的要求，包括但不限于競(jìng)爭(zhēng)法、稅法、知識(shí)產(chǎn)權(quán)法、出口管制法律法規(guī)、個(gè)人信息保護(hù)、會(huì)計(jì)、賄賂、反腐敗、環(huán)保等法律及要求。供應(yīng)商未遵守上述聲明和保證或相關(guān)要求應(yīng)被視為實(shí)質(zhì)性違反采購(gòu)協(xié)議。

12.3在談判、續(xù)展或修訂采購(gòu)協(xié)議以及在執(zhí)行該協(xié)議過(guò)程中，供應(yīng)商應(yīng)向（國(guó)內(nèi)某大型國(guó)企）披露存在或可能存在的任何實(shí)際或潛在利益沖突，包括但不限于供應(yīng)商處于決策職位的職工以及其供應(yīng)商分包商和代理商。

12.4供應(yīng)商應(yīng)允許（國(guó)內(nèi)某大型國(guó)企）在其認(rèn)為必要時(shí)，為保護(hù)其利益、保持關(guān)系的誠(chéng)信度而開(kāi)展對(duì)供應(yīng)商的合規(guī)調(diào)查或合規(guī)審計(jì)

關(guān)于對(duì)合同中的合規(guī)要求分析如下

1、資質(zhì)合規(guī)

在審閱合同當(dāng)中，從這個(gè)條款的內(nèi)容可以看到，比如在IT企業(yè)合作協(xié)議當(dāng)中，關(guān)于資質(zhì)要求，陳述與保證的內(nèi)容一般是當(dāng)事人有權(quán)去簽署這個(gè)協(xié)議，并且已經(jīng)取得了履行相關(guān)的許可批準(zhǔn)登記和授權(quán)。

這個(gè)例子是與取得的資質(zhì)相關(guān)，對(duì)于資質(zhì)的條款，我們認(rèn)為可能并不一定能涵蓋服務(wù)方所有的陳述與保證的內(nèi)容。

（1）所有資質(zhì)的有效期，正常來(lái)說(shuō)，我們可能會(huì)去要求所有的許可批準(zhǔn)登記和授權(quán)，要在協(xié)議內(nèi)的期間是持續(xù)有效的。

（2）要關(guān)注所有的平臺(tái)，這些合作方可能會(huì)有不同的平臺(tái)。

對(duì)于這些資質(zhì)，可能不能在陳述與保證里面只是直接簡(jiǎn)單地提到服務(wù)方應(yīng)該取得相應(yīng)許可，如果是雙方發(fā)生了糾紛，對(duì)于他是否取得或者應(yīng)當(dāng)取得什么樣的資質(zhì)，其實(shí)我們有必要去了解。

如果在他能夠提供的情況下，也建議列入到合同當(dāng)中，或者說(shuō)是像營(yíng)業(yè)執(zhí)照一類的，像ICP證、IOT證這些互聯(lián)信息服務(wù)的資質(zhì)，也可以作為合同的方式。

這里要特別強(qiáng)調(diào)一點(diǎn)，關(guān)于陳述與保證，整個(gè)時(shí)尚行業(yè)營(yíng)銷行業(yè)涉及到的相對(duì)方、服務(wù)提供方以及提供的服務(wù)不一而足，各種類型對(duì)應(yīng)的資質(zhì)也很多。如果說(shuō)因?yàn)楹贤鄬?duì)方的資質(zhì)有問(wèn)題，從合同角度來(lái)說(shuō)，可以去追究相關(guān)合同無(wú)效的救濟(jì)、賠償、違約；

但是從合規(guī)角度來(lái)說(shuō)，針對(duì)第三方調(diào)查，特別是針對(duì)政府調(diào)查角度來(lái)說(shuō)，如果是因?yàn)橄鄬?duì)方的資質(zhì)問(wèn)題導(dǎo)致相關(guān)責(zé)任的話，時(shí)尚行業(yè)企業(yè)作為甲方可能直接因?yàn)榻邮苓^(guò)相關(guān)服務(wù)而被牽扯進(jìn)去，甚至要作為一個(gè)擔(dān)責(zé)的主體，或者說(shuō)執(zhí)法的一個(gè)直接調(diào)查對(duì)象，目前時(shí)尚行業(yè)行業(yè)內(nèi)的執(zhí)法行動(dòng)也傾向于找源頭、找商家、找廠家。

從這個(gè)角度看

（1）對(duì)于一個(gè)合同，必須完整，必須有針對(duì)性，必須巨細(xì)，必須詳細(xì)，而不是說(shuō)簡(jiǎn)單的一句話，“具有履行本合同的所有資質(zhì)和相關(guān)的許可”等等，這類文字在特定的時(shí)尚行業(yè)營(yíng)銷合同里面，我們認(rèn)為是不足夠的。

（2）這些條款背后的潛臺(tái)詞，可能更需要在操作當(dāng)中，對(duì)相對(duì)方的資質(zhì)要有一個(gè)明確的控制和掌握，所以說(shuō)對(duì)于這些條款，我們建議，包括許可批準(zhǔn)登記和授權(quán)要在本協(xié)議的期間內(nèi)是持續(xù)有效的，以及該方要有完全的公司權(quán)利和授權(quán)來(lái)簽訂這個(gè)協(xié)議，在項(xiàng)目當(dāng)中實(shí)際提供服務(wù)或本協(xié)議相關(guān)的個(gè)人或者實(shí)體，應(yīng)該要符合我國(guó)法律的相關(guān)規(guī)定，并且持續(xù)有效。

在這個(gè)當(dāng)中，我們建議，可以把這些服裝品牌，包括第三方的平臺(tái)、實(shí)體機(jī)構(gòu)，這些資質(zhì)是放入到陳述與保證的資質(zhì)當(dāng)中。

2、不侵犯第三方權(quán)利合規(guī)
（1）不侵犯第三方權(quán)利這一內(nèi)容，也需要結(jié)合服務(wù)內(nèi)容的推廣形式來(lái)確定。比如在一個(gè)IT企業(yè)的合作協(xié)議當(dāng)中，乙方陳述保證使用的所有材料、數(shù)據(jù)、文件信息，不侵犯第三方的權(quán)利。

（2）要明確這些推廣材料相關(guān)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬。在合規(guī)條款當(dāng)中，除了陳述與保證以外，特別涉及到跟時(shí)尚行業(yè)企業(yè)是否享有知識(shí)產(chǎn)權(quán)，通常我們也會(huì)單獨(dú)去設(shè)置一個(gè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的條款，對(duì)于知識(shí)產(chǎn)權(quán)的形成、歸屬，以及后續(xù)是否可以使用，進(jìn)行整體的條款設(shè)計(jì)。

（3）對(duì)于侵犯第三方權(quán)益的損害承擔(dān)，我們建議在這個(gè)條款當(dāng)中增加一個(gè)描述，如果是由于乙方所使用的這些材料數(shù)據(jù)、文件信息侵犯了第三方的權(quán)利，乙方應(yīng)當(dāng)賠償公司使其免受損害，并且為其辯護(hù)，該等表述通常在免責(zé)條款當(dāng)中使用。

2、反商業(yè)賄賂合規(guī)

反商業(yè)賄賂條款的審閱，就是在履行本協(xié)議過(guò)程當(dāng)中，不得以單位或者個(gè)人名義采用財(cái)務(wù)或者其他手段賄賂對(duì)方或者個(gè)人。除了此類比較傳統(tǒng)或者是基于法律條文的一種表述外，還應(yīng)注意以下事項(xiàng)：

（1）對(duì)明確禁止的形式進(jìn)行列舉。法律當(dāng)中，對(duì)于通過(guò)何種方式實(shí)施商業(yè)賄賂是有一些規(guī)定的。

（2）要考慮需要遵守哪些反商業(yè)賄賂立法，實(shí)際上我們建議盡量直接放置在合同當(dāng)中。

（3）我們建議在反商業(yè)賄賂合規(guī)條款中放置公司內(nèi)部的合規(guī)政策并要求供應(yīng)商去遵守。

3、業(yè)務(wù)合規(guī)

關(guān)于業(yè)務(wù)合規(guī)，要結(jié)合具體的營(yíng)銷服務(wù)來(lái)確定。

（1）如果是涉及到學(xué)術(shù)推廣，就需要明確所開(kāi)展的學(xué)術(shù)活動(dòng)費(fèi)用的用途以及支付形式。

關(guān)于合規(guī)條款的業(yè)務(wù)合規(guī)這塊，我們建議可以對(duì)費(fèi)用的合理性和市場(chǎng)公允價(jià)值等進(jìn)行約定，且在合同中要求不得用于其他用途。

（2）對(duì)于推廣行為可能存在的廣告風(fēng)險(xiǎn)，很多私企內(nèi)部的營(yíng)銷部門可能會(huì)關(guān)注到，相關(guān)營(yíng)銷所使用的一些物料或者宣傳品的設(shè)計(jì)制作發(fā)布內(nèi)容是否符合產(chǎn)品內(nèi)容方面的要求。

（3）關(guān)于調(diào)查事件的通知和配合，這一點(diǎn)一般不會(huì)體現(xiàn)在營(yíng)銷合同當(dāng)中。鑒于時(shí)尚行業(yè)行業(yè)本身面臨的行業(yè)監(jiān)管的情況。

所以，我們建議在時(shí)尚行業(yè)營(yíng)銷合同中加入此類條款，比如由于營(yíng)銷方乙方的上述行為導(dǎo)致了調(diào)查或者說(shuō)處罰，乙方應(yīng)當(dāng)要在知曉相關(guān)調(diào)查之后通知公司，對(duì)于這些調(diào)查結(jié)果的負(fù)責(zé)或者責(zé)任承擔(dān)，我們也建議在合同當(dāng)中直接作出約定。

4、個(gè)人信息保護(hù)合規(guī)

個(gè)人信息保護(hù)條款，在做主要營(yíng)銷推廣服務(wù)的時(shí)代是比較少接觸的。在網(wǎng)安法以及個(gè)人信息安全規(guī)范等國(guó)標(biāo)出臺(tái)之后，實(shí)際上這個(gè)條款逐漸是納入到基本上所有的合同模板使用當(dāng)中。

很多合同可能會(huì)直接概括性的約定遵守網(wǎng)安法、網(wǎng)安數(shù)據(jù)保護(hù)、個(gè)人信息保護(hù)相關(guān)的法律規(guī)定，我們的建議有這么幾點(diǎn)。

（1）在個(gè)人信息保護(hù)的內(nèi)容當(dāng)中，把可能會(huì)涉及到的相關(guān)法律，以及涉及到的收集數(shù)據(jù)和推廣適用的范圍，放在信息保護(hù)條款當(dāng)中。

（2）在時(shí)尚行業(yè)營(yíng)銷領(lǐng)域可能還涉及收集到一些用戶數(shù)據(jù)，可能會(huì)涉及到服裝健康大數(shù)據(jù)相關(guān)內(nèi)容，這個(gè)也可以把服裝健康大數(shù)據(jù)相關(guān)的規(guī)定，以及服裝健康大數(shù)據(jù)收集、保存使用共享等相關(guān)內(nèi)容，放在相關(guān)服務(wù)協(xié)議的個(gè)人信息保護(hù)條款當(dāng)中。

5、審計(jì)條款合規(guī)

審計(jì)條款，有的合同會(huì)比較簡(jiǎn)單地約定，時(shí)尚行業(yè)企業(yè)對(duì)于供應(yīng)商提供相關(guān)服務(wù)有審計(jì)的權(quán)利，供應(yīng)商應(yīng)當(dāng)積極配合。

對(duì)于這樣的條款，我們是建議把相關(guān)的審計(jì)內(nèi)容，包括有權(quán)審計(jì)，以及審計(jì)對(duì)象留存的期限，比如說(shuō)相關(guān)的文件、財(cái)務(wù)記錄等等，還有費(fèi)用承擔(dān)、審計(jì)的范圍，要在合同當(dāng)中明確。

對(duì)于這個(gè)條款，我們修改的建議是，審計(jì)的權(quán)限如果是沒(méi)有約定的話，依據(jù)合同到底要在多長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)擁有審計(jì)合同權(quán)利，以及乙方應(yīng)當(dāng)去保存這些審計(jì)記錄的期限，還有在審計(jì)當(dāng)中應(yīng)當(dāng)怎樣去要求提供材料的范圍等等。

6、保密條款合規(guī)

關(guān)于保密條款，通常會(huì)忽視對(duì)于保密信息的定義及范圍。

（1）一般合同中都會(huì)約定對(duì)方或者雙方之間要有保密義務(wù)，關(guān)于保密信息的定義和范圍，我們建議通過(guò)列舉式的方法，把想要納入到保密信息，或者是需要對(duì)方履行保密義務(wù)的范圍列入進(jìn)來(lái)。

（2）關(guān)于保密的期限，通常來(lái)說(shuō)，保密義務(wù)可以跟對(duì)方協(xié)商或要求對(duì)方應(yīng)該要在合同結(jié)束之后，或者保密信息喪失，或者通過(guò)公開(kāi)方式可以了解到保密信息，這個(gè)保密義務(wù)才得以終止。

（3）對(duì)于保密信息的處理，雙方可能會(huì)互相去分享關(guān)于合同的保密信息，如果保密義務(wù)終止了，這個(gè)保密信息該如何處理？我們建議在合同當(dāng)中加以約定。比如說(shuō)保密信息的范圍，以及乙方還應(yīng)當(dāng)保證乙方相關(guān)的員工、分包商以及代理商遵守這些保密義務(wù)

合同管理軟件沒(méi)有所謂最好，只有最適合的。合同管理軟件一般都是管理軟件中的一個(gè)組成模塊，因此軟件功能覆蓋、流程設(shè)置、前后銜接等是否符合企業(yè)實(shí)際需求，顯得十分重要。購(gòu)買之前最好先免費(fèi)試用一下。在選擇的時(shí)候可以從以下這些方面做考慮

軟件開(kāi)放性

即方便修改、增加模塊或功能，通過(guò)登陸公司門戶網(wǎng)及加載系統(tǒng)可隨時(shí)隨地使用該系統(tǒng)。為將來(lái)系統(tǒng)新增模塊預(yù)留接口

系統(tǒng)集成性

能夠與企業(yè)目前的現(xiàn)有Mis系統(tǒng)進(jìn)行集成。

軟件的整合性

即合同管理信息系統(tǒng)內(nèi)部應(yīng)是互通、共享并能自動(dòng)實(shí)現(xiàn)模塊與模塊、程序與程序間的相互轉(zhuǎn)化。系統(tǒng)內(nèi)部分信息用戶根據(jù)權(quán)限實(shí)現(xiàn)共享。

系統(tǒng)涉及的全面性

即系統(tǒng)內(nèi)的文件流轉(zhuǎn)功能、實(shí)時(shí)查詢功能、授權(quán)管理功能、數(shù)據(jù)庫(kù)功能、強(qiáng)制管理功能、提醒或警示功能、評(píng)級(jí)功能、自動(dòng)生成合同文件或數(shù)據(jù)表功能、統(tǒng)計(jì)分析功能、信息發(fā)布功能、日志管理功能等等必須全面。

系統(tǒng)安全性

確保訪問(wèn)與使用應(yīng)是安全的，不被非授權(quán)人士訪問(wèn)或使用。就算有授權(quán)也需要增加權(quán)限控制。對(duì)于需要進(jìn)行有限訪問(wèn)的外部人員可給予預(yù)設(shè)權(quán)限的帳號(hào)。

提醒的及時(shí)性

主要應(yīng)通過(guò)系統(tǒng)的消息系統(tǒng)或手機(jī)微信、APP提醒等多種方式通知。

推薦

好合同合同管理系統(tǒng)側(cè)重合同、訂單和應(yīng)收賬款管理，是一款專業(yè)的合同管理軟件，流程設(shè)置十分靈活，主要是好用，售后服務(wù)也不錯(cuò)，性價(jià)比較高。

1、合同系統(tǒng)需要利用IT技術(shù)

合同采購(gòu)需要可靠的信息來(lái)作為決定和開(kāi)始供應(yīng)商談判的基礎(chǔ)——關(guān)于供應(yīng)商績(jī)效、產(chǎn)品使用、預(yù)測(cè)需求、浪費(fèi)百分比、生產(chǎn)問(wèn)題、銷售等等的信息。同樣，當(dāng)生產(chǎn)、銷售和物流部門的同事向供應(yīng)商下訂單時(shí)，他們需要查看合同信息，計(jì)算最佳訂單數(shù)量，獲得最佳折扣和回扣。這里沒(méi)有單一的解決方案，但一流的采購(gòu)團(tuán)隊(duì)經(jīng)常用應(yīng)用程序和分析工具來(lái)補(bǔ)充他們的核心ERP系統(tǒng)，以滿足他們的需求。當(dāng)然，技術(shù)對(duì)那些需要出去投標(biāo)的人也有幫助——在供應(yīng)商和采購(gòu)團(tuán)隊(duì)之間設(shè)置一個(gè)電子屏障，直到合適的時(shí)間，這有助于提高投標(biāo)過(guò)程的效率。

2、合同過(guò)程需要優(yōu)化供應(yīng)鏈溝通

無(wú)論是在業(yè)務(wù)內(nèi)部還是供應(yīng)鏈外部，采購(gòu)部門應(yīng)與物流、供應(yīng)鏈經(jīng)理、合同經(jīng)理和其他員工緊密合作，旨在確保開(kāi)放、及時(shí)的溝通。由于缺乏溝通，企業(yè)無(wú)法履行一份經(jīng)過(guò)良好談判的合同的承諾。
在折扣交易中經(jīng)常出現(xiàn)這種情況。采購(gòu)談判的條款很好，但在采購(gòu)更多存貨時(shí)，如果系統(tǒng)和流程不能提供這些條款的充分可見(jiàn)性，就可能會(huì)錯(cuò)過(guò)退稅門檻。最終的結(jié)果是項(xiàng)目成本高于預(yù)期。答案是確保各方都了解所有協(xié)議的機(jī)制，以便充分發(fā)揮其潛力。

3、采購(gòu)關(guān)注總擁有成本，而不僅僅是價(jià)格

一流的采購(gòu)團(tuán)隊(duì)真正關(guān)注的是總擁有成本——考慮存儲(chǔ)、處理和其他成本。他們與其他部門的同事一起工作，真正了解參數(shù)，并考慮庫(kù)存和其他成本，如何獲得經(jīng)濟(jì)訂單數(shù)量EOQ。
供應(yīng)商提供的一種原料的價(jià)格可能是你能得到的最低價(jià)格，但如果它比更“昂貴”的替代品需要更多的人工處理或存儲(chǔ)，它可能不是你所需要的低成本解決方案。

4、與戰(zhàn)略供應(yīng)商結(jié)盟

這不僅僅是供應(yīng)商關(guān)系管理。一流的采購(gòu)團(tuán)隊(duì)努力成為供應(yīng)商用他們最好的想法來(lái)尋求的客戶。他們對(duì)供應(yīng)商和供應(yīng)商所在行業(yè)有內(nèi)幕消息，因此他們提前了解即將上市的新產(chǎn)品。這些結(jié)盟，加上上面第1點(diǎn)和第2點(diǎn)，使得擁有一流采購(gòu)團(tuán)隊(duì)的企業(yè)領(lǐng)先于競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手。他們已經(jīng)準(zhǔn)備好利用新的創(chuàng)意，而他們的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手正在尋找最好的前進(jìn)道路。

5、與企業(yè)各個(gè)關(guān)聯(lián)部門合作

最佳采購(gòu)團(tuán)隊(duì)與其他部門的同事一起制定戰(zhàn)略性采購(gòu)決策。負(fù)責(zé)購(gòu)買工作服的人會(huì)詢問(wèn)員工的意見(jiàn)。食品生產(chǎn)原料的采購(gòu)人員與貨物、物流、運(yùn)營(yíng)、生產(chǎn)、食品技術(shù)人員和其他人員合作，確定原料的標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)量，以及包裝、運(yùn)輸和存儲(chǔ)方式——所有這些都影響成本。

6、定期協(xié)商

最佳采購(gòu)實(shí)踐不會(huì)“失之交臂”。這些采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)人不斷監(jiān)控合同的履行情況和周圍世界的變化，進(jìn)而發(fā)現(xiàn)重新談判的機(jī)會(huì)。出現(xiàn)以下情況，應(yīng)審查和重新談判合同：

• -潛在的替代品變得可用
  -競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手推出新的設(shè)計(jì)
  -需求超出/低于最初的預(yù)測(cè)
  -供應(yīng)商行業(yè)的創(chuàng)新
  -出現(xiàn)生產(chǎn)或物流問(wèn)題
  -你所在行業(yè)的創(chuàng)新

根據(jù)一項(xiàng)研究，一流的公司每年續(xù)簽60%的合同，而其他公司通常只續(xù)簽一半。

7、最小化風(fēng)險(xiǎn)

根據(jù)業(yè)務(wù)的不同，利潤(rùn)率和風(fēng)險(xiǎn)是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)最關(guān)注的兩個(gè)問(wèn)題。傳統(tǒng)上，買家非常關(guān)注壓低成本以提高利潤(rùn)率，但越來(lái)越多的企業(yè)被迫考慮每個(gè)決定所涉及的風(fēng)險(xiǎn)。關(guān)于合規(guī)、賄賂、可追溯性、健康與安全以及奴役的立法;綠色問(wèn)題和社會(huì)責(zé)任都是影響管理層及其下屬的因素。供應(yīng)鏈風(fēng)險(xiǎn)、交付可靠性和物流問(wèn)題都會(huì)給企業(yè)帶來(lái)一定程度的風(fēng)險(xiǎn)。采購(gòu)團(tuán)隊(duì)必須掌握所有這些要素的知識(shí)，并對(duì)其進(jìn)行管理，以減少業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

總之：提高透明度和優(yōu)化運(yùn)營(yíng)對(duì)此至關(guān)重要，是將采購(gòu)工作流程數(shù)字化和自動(dòng)化的明智之舉。Gungho合同系統(tǒng)可以嚴(yán)密跟蹤和管理整個(gè)采購(gòu)流程，使其簡(jiǎn)化和高效。借助該軟件，組織能夠縮短采購(gòu)周期、加快合同采購(gòu)審批、減少開(kāi)支、利用采購(gòu)分析數(shù)據(jù)做出明智的決策，并始終保持政策合規(guī)性