大型項(xiàng)目的合同管理執(zhí)行要點(diǎn)

大多數(shù)供應(yīng)合同都包含成本、時(shí)間和功能等要素，但為項(xiàng)目簽發(fā)的合同需要特殊考慮。將項(xiàng)目管理與甲方、供應(yīng)商、服務(wù)商等聯(lián)系在一起的合同，通常是基于項(xiàng)目在預(yù)算內(nèi)按時(shí)完成的共同利益。這種共同利益允許你與供應(yīng)商建立積極的關(guān)系，并在關(guān)鍵任務(wù)未履行時(shí)給予合同制裁。

付款管理

項(xiàng)目管理的核心義務(wù)是按照合同條款進(jìn)行付款。項(xiàng)目主要部分的典型合同規(guī)定了進(jìn)度付款，例如簽訂、開始生產(chǎn)、發(fā)貨、驗(yàn)收和項(xiàng)目完成的具體百分比。良好合同關(guān)系的基礎(chǔ)是建立付款結(jié)構(gòu)，最大限度地減少供應(yīng)商的融資要求，同時(shí)限制項(xiàng)目管理人員在供應(yīng)商不履行合同時(shí)多付款項(xiàng)的風(fēng)險(xiǎn)。

供應(yīng)管理

作為項(xiàng)目經(jīng)理，你為項(xiàng)目所需的商品和服務(wù)下訂單。最終的合同必須詳細(xì)說(shuō)明承包商必須提供的材料或工作、總價(jià)格、供應(yīng)的時(shí)間和材料必須具備的特性。雖然合同的其他部分影響合同關(guān)系，但供應(yīng)細(xì)節(jié)規(guī)定了核心義務(wù)。

責(zé)任管理

雖然你可以將合同關(guān)系建立在共同風(fēng)險(xiǎn)的基礎(chǔ)上，但各方的責(zé)任必須明確。通常合同規(guī)定，每個(gè)供應(yīng)商和負(fù)責(zé)人都要對(duì)自己的供應(yīng)和工作負(fù)責(zé)。合同必須明確規(guī)定，你將履行計(jì)劃和協(xié)調(diào)職責(zé)，供應(yīng)商將履行合同職責(zé)。

驗(yàn)收管理

合同是建立良好關(guān)系的基礎(chǔ)，它規(guī)定了供應(yīng)必須具備的、以便項(xiàng)目管理人員驗(yàn)收的特性。如果項(xiàng)目需要一定數(shù)量或重量的材料或有特殊證明的材料，合同必須明確細(xì)節(jié)。如果員工必須擁有執(zhí)照或許可證，合同必須列出它們。基于這種合同的合同關(guān)系為項(xiàng)目管理提供了明確的基礎(chǔ)，以便驗(yàn)收供應(yīng)或在供應(yīng)不符合合同要求的情況下拒絕驗(yàn)收。

風(fēng)險(xiǎn)管理

如果項(xiàng)目延遲或沒有按計(jì)劃進(jìn)行，那么它就會(huì)給負(fù)責(zé)人帶來(lái)風(fēng)險(xiǎn)。如果項(xiàng)目管理人員不得不采取特殊措施來(lái)加快工作速度以維持完成日期，項(xiàng)目就會(huì)產(chǎn)生額外的成本。理想情況下，主要供應(yīng)商和負(fù)責(zé)人分擔(dān)這些成本。基于共同風(fēng)險(xiǎn)的合同關(guān)系意味著雙方試圖將額外成本降到最低，并盡其所能地完成自己的工作。

保修管理

項(xiàng)目管理的一個(gè)關(guān)鍵部分是交付完成負(fù)責(zé)人所要求功能的項(xiàng)目。項(xiàng)目合同通常規(guī)定，主要項(xiàng)目組成部分的供應(yīng)商必須保證其供應(yīng)在特定時(shí)期滿足并繼續(xù)滿足項(xiàng)目要求。積極的合同關(guān)系意味著項(xiàng)目管理人員可以在友好的基礎(chǔ)上與供應(yīng)商解決保修問題。

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項(xiàng)目管理中的合同管理和合同談判是使用紙張、電子郵件和無(wú)組織的計(jì)算機(jī)文件手動(dòng)進(jìn)行的。但是，這通常會(huì)導(dǎo)致交易績(jī)效低下、業(yè)務(wù)關(guān)系不佳、運(yùn)營(yíng)效率低下、錯(cuò)失機(jī)會(huì)和利潤(rùn)率低。很明顯，這是供應(yīng)商管理協(xié)議的一種無(wú)效方式，仍然依賴手動(dòng)管理的企業(yè)應(yīng)該尋求投資于自動(dòng)化平臺(tái)，以改進(jìn)其流程。Gungho合同管理軟件為企業(yè)提供合同自動(dòng)化、可審計(jì)的單一事實(shí)來(lái)源以及項(xiàng)目進(jìn)度和合同活動(dòng)的實(shí)時(shí)視圖