企業(yè)合同采購團(tuán)隊(duì)建設(shè)需要

1、合同系統(tǒng)需要利用IT技術(shù)

合同采購需要可靠的信息來作為決定和開始供應(yīng)商談判的基礎(chǔ)——關(guān)于供應(yīng)商績(jī)效、產(chǎn)品使用、預(yù)測(cè)需求、浪費(fèi)百分比、生產(chǎn)問題、銷售等等的信息。同樣，當(dāng)生產(chǎn)、銷售和物流部門的同事向供應(yīng)商下訂單時(shí)，他們需要查看合同信息，計(jì)算最佳訂單數(shù)量，獲得最佳折扣和回扣。這里沒有單一的解決方案，但一流的采購團(tuán)隊(duì)經(jīng)常用應(yīng)用程序和分析工具來補(bǔ)充他們的核心ERP系統(tǒng)，以滿足他們的需求。當(dāng)然，技術(shù)對(duì)那些需要出去投標(biāo)的人也有幫助——在供應(yīng)商和采購團(tuán)隊(duì)之間設(shè)置一個(gè)電子屏障，直到合適的時(shí)間，這有助于提高投標(biāo)過程的效率。

2、合同過程需要優(yōu)化供應(yīng)鏈溝通

無論是在業(yè)務(wù)內(nèi)部還是供應(yīng)鏈外部，采購部門應(yīng)與物流、供應(yīng)鏈經(jīng)理、合同經(jīng)理和其他員工緊密合作，旨在確保開放、及時(shí)的溝通。由于缺乏溝通，企業(yè)無法履行一份經(jīng)過良好談判的合同的承諾。
在折扣交易中經(jīng)常出現(xiàn)這種情況。采購談判的條款很好，但在采購更多存貨時(shí)，如果系統(tǒng)和流程不能提供這些條款的充分可見性，就可能會(huì)錯(cuò)過退稅門檻。最終的結(jié)果是項(xiàng)目成本高于預(yù)期。答案是確保各方都了解所有協(xié)議的機(jī)制，以便充分發(fā)揮其潛力。

3、采購關(guān)注總擁有成本，而不僅僅是價(jià)格

一流的采購團(tuán)隊(duì)真正關(guān)注的是總擁有成本——考慮存儲(chǔ)、處理和其他成本。他們與其他部門的同事一起工作，真正了解參數(shù)，并考慮庫存和其他成本，如何獲得經(jīng)濟(jì)訂單數(shù)量EOQ。
供應(yīng)商提供的一種原料的價(jià)格可能是你能得到的最低價(jià)格，但如果它比更“昂貴”的替代品需要更多的人工處理或存儲(chǔ)，它可能不是你所需要的低成本解決方案。

4、與戰(zhàn)略供應(yīng)商結(jié)盟

這不僅僅是供應(yīng)商關(guān)系管理。一流的采購團(tuán)隊(duì)努力成為供應(yīng)商用他們最好的想法來尋求的客戶。他們對(duì)供應(yīng)商和供應(yīng)商所在行業(yè)有內(nèi)幕消息，因此他們提前了解即將上市的新產(chǎn)品。這些結(jié)盟，加上上面第1點(diǎn)和第2點(diǎn)，使得擁有一流采購團(tuán)隊(duì)的企業(yè)領(lǐng)先于競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手。他們已經(jīng)準(zhǔn)備好利用新的創(chuàng)意，而他們的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手正在尋找最好的前進(jìn)道路。

5、與企業(yè)各個(gè)關(guān)聯(lián)部門合作

最佳采購團(tuán)隊(duì)與其他部門的同事一起制定戰(zhàn)略性采購決策。負(fù)責(zé)購買工作服的人會(huì)詢問員工的意見。食品生產(chǎn)原料的采購人員與貨物、物流、運(yùn)營、生產(chǎn)、食品技術(shù)人員和其他人員合作，確定原料的標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)量，以及包裝、運(yùn)輸和存儲(chǔ)方式——所有這些都影響成本。

6、定期協(xié)商

最佳采購實(shí)踐不會(huì)“失之交臂”。這些采購領(lǐng)導(dǎo)人不斷監(jiān)控合同的履行情況和周圍世界的變化，進(jìn)而發(fā)現(xiàn)重新談判的機(jī)會(huì)。出現(xiàn)以下情況，應(yīng)審查和重新談判合同：

• -潛在的替代品變得可用
  -競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手推出新的設(shè)計(jì)
  -需求超出/低于最初的預(yù)測(cè)
  -供應(yīng)商行業(yè)的創(chuàng)新
  -出現(xiàn)生產(chǎn)或物流問題
  -你所在行業(yè)的創(chuàng)新

根據(jù)一項(xiàng)研究，一流的公司每年續(xù)簽60%的合同，而其他公司通常只續(xù)簽一半。

7、最小化風(fēng)險(xiǎn)

根據(jù)業(yè)務(wù)的不同，利潤率和風(fēng)險(xiǎn)是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)最關(guān)注的兩個(gè)問題。傳統(tǒng)上，買家非常關(guān)注壓低成本以提高利潤率，但越來越多的企業(yè)被迫考慮每個(gè)決定所涉及的風(fēng)險(xiǎn)。關(guān)于合規(guī)、賄賂、可追溯性、健康與安全以及奴役的立法;綠色問題和社會(huì)責(zé)任都是影響管理層及其下屬的因素。供應(yīng)鏈風(fēng)險(xiǎn)、交付可靠性和物流問題都會(huì)給企業(yè)帶來一定程度的風(fēng)險(xiǎn)。采購團(tuán)隊(duì)必須掌握所有這些要素的知識(shí)，并對(duì)其進(jìn)行管理，以減少業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

總之：提高透明度和優(yōu)化運(yùn)營對(duì)此至關(guān)重要，是將采購工作流程數(shù)字化和自動(dòng)化的明智之舉。Gungho合同系統(tǒng)可以嚴(yán)密跟蹤和管理整個(gè)采購流程，使其簡(jiǎn)化和高效。借助該軟件，組織能夠縮短采購周期、加快合同采購審批、減少開支、利用采購分析數(shù)據(jù)做出明智的決策，并始終保持政策合規(guī)性