企業合同編號的編制方法

企業合同編號的編制方法

一、合同檔案管理原則（留存、查詢）

1、合同檔案相關資料應及時根據編號規則進行編號入檔，至少留存一份原件交由合同商務部妥善保存。

2、合同資料的保管應注意確保合同資料的完整、齊全，提高合同的有效利用。

二、合同編號規則（舉例 合同編號分四級進行編號）：

1、第一級為：本公司縮寫“HZHC”

2、第二級為：合同檔案簽訂的年份。如：202109

3、第三級為：相關合同內容分類縮寫

包括

SG-施工、SB-設備、BG-辦公設備、DH-訂貨、RJ-軟件服務、QD-清單、WB-外包、FW-法務、QT-其他。如另有超出現有分類縮寫的合同文檔類型再進行新分類縮寫的添加。

4、第四級為：每個年度內所簽訂合同的順序號。（如：這個是9月RJ的第5個合同）

三、合同文檔電子版的管理（方便 快捷）：

1、按每一具體項目進行合同文本保存的分類工作，同一項目內的合同檔案資料放入同一合同文本中。

2、建立合同統計表，按合同編號順序排列

3、建立合同支付情況臺帳登記表，每個月初根據財務部的上月支付情況表，詳盡記錄合同的實際收支情況，標識合同執行進度。

4、建立本部門合同收發登記表，對合同文本的實際收發情況執行人進行簽字登記，以規范合同文檔的收發記錄管理